| Bijeenkomst aanbestedings- en inkoopbeleid. |
|
Op 2 november kwam Young @ Business voor het eerst in actie komen. Die dag organiseerde zij een speciale bijeenkomst over het inkoop- en aanbestedingsbeleid van enkele grote afnemers van diensten en producten in Dordrecht. De woningstichting Progrez, en de gemeente Dordrecht en zorgverlener Meavita waren uitgenodigd om een toelichting te geven op hun beleid. Deze organisaties, met elk een verschillend oogmerk en werkterrein, zijn grote afnemers van goederen en diensten in de regio. Hun inkoop- en aanbestedingsbeleid blijkt echter bij veel lokale en regionale ondernemers onvoldoende bekend en duidelijk te zijn. Dit kwam ook naar voren tijdens netwerkbijeenkomsten van Marike van Lier-Lels, lid van de Economische Adviesraad Dordrecht. Het doel van de bijeenkomst was het geven van inzicht in het eerdergenoemde beleid. Young @ Business hoopt dat dit (startende) ondernemers zal stimuleren om opdrachten binnen te halen. De belangrijkste vragen die aan de orde kwamen waren:
Op welke wijze kun je als Dordtse ondernemer in aanmerking komen als leverancier van goederen en diensten aan deze organisaties? Het kan daarbij gaan om uitvoerende werkzaamheden (bijvoorbeeld onderhoud), het leveren van goederen (zoals papier, pennen of kantoormeubilair) of het verrichten van diensten (bijvoorbeeld consultancy). Om 20:00 uur opende voorzitter Joyce de Leij de bijeenkomst met een korte introductie, waarin zij Young@Business voorstelde en de deur opende naar de aanwezigen om actief te worden in dit initiatief. Vervolgens gaf ze het woord aan de eerste spreker, dhr. F. de Graaf, projectmanager bij woningstichting Progrez. Woningstichting Progrez Project manager Frans de Graaf vatte woningstichting Progrez samen als een maatschappelijke organisatie, die een transparant sociaal ondernemer is. Een woningstichting die een inspanningsverplichting heeft op het gebied van wonen, leefbaarheid, zorg en continuïteit. Zij moeten hiervoor verantwoordelijkheden afleggen aan diverse partijen, te weten huurders, accountants, de gemeente, het rijk, WSW (Waarborgfonds Sociale Woningbouw) en Centraal Fonds Volkshuisvesting. Uiteindelijk moet er verantwoording afgelegd worden aan de maatschappij. Progrez kent een omzet van 45 miljoen euro, waarvan elke euro verklaarbaar moet zijn. Aanbestedingsbeleid Ten aanzien van het beleid van inkoop- en aanbestedingen heeft werkwijzen binnen vastgestelde processen en maakt het gebruik van een interne controller die deze bewaakt. Zo wordt er gewerkt in projecten, met contracten, planmatig onderhoud, etc. Binnen deze processen wordt er gewerkt met contractpartners, nieuwe partners en partners via de ‘groslijst’. Groslijst Progrez heeft een groslijst opgesteld, waarop partners staan, die voldoen aan enkele criteria, zoals bedrijfszekerheid, deskundigheid, certificering, prijs/kwaliteit, garanties en de partner moet passen binnen het Progrez-kader: Thuis bij mensen. De groslijst komt voort uit alles dat de markt biedt, maar met name uit de markt die zichzelf aanbiedt. Indien een partij voldoet aan de selectie criteria, dan behoren zij tot de goedgekeurde leveranciers en krijgen zij een notering op de groslijst. Hieruit voort komen de voorkeursleveranciers, die nog meer passen binnen het geschetste plaatje van Progrez, waarna er een nog kleinere groep vaste leveranciers over blijft waar Progrez regelmatig mee werkt. Dit kunnen zowel locale, regionale als landelijke partijen zijn. Gunning van een opdracht komt tot stand nadat voorgaand traject is bewandeld en de leverancier voldoet aan de gestelde criteria, waardoor hij met Progrez kan werken. Vervolgens dient hij voor een opdracht te voldoen aan een aantal kwaliteitscriteria ten aanzien van ISO-normering, technische bekwaamheid, garanties en flexibiliteit. Progrez stelt belang in een goede balans tussen het werken voor en met de plaatselijke maatschappij. Zij vindt de inbreng van lokale ondernemers belangrijk, vanuit het oogpunt dat een groeiende plaatselijke economie goed is voor de organisatie waarvoor Frans werkt, maar het werken met lokale ondernemers is voor Progrez geen doel op zich. Zij vindt dat het ondernemende karakter van belang is bij het verkrijgen van succes. De deur kan dus open, maar je zult, als ondernemer, zelf moeten aankloppen. Frans besluit met de stelling: Leer uw klant kennen, anders kunt u nooit zaken doen! Meavita zorgverlening Manager Inkoop Joris Oomens noemt Meavita een eigentijdse maatschappelijke onderneming op het gebied van zorg, wonen en welzijn. Bij Meavita kan de klant zelf bepalen hoe hij de zorgverlening organiseert. Meavita’s uitgangspunten zijn daarbij zelfstandigheid en keuzevrijheid. In de regio Haaglanden/Drechtsteden is zij de grootste zorgaanbieder, door met 6200 werknemers zo’n 50000 klanten te bedienen. Hiervoor werkt zij samen met vele diverse andere aanbieders. In Dordrecht is Meavita terug te vinden in de Stichting Wielborgh met wie zij sedert 1 januari 2006 bestuurlijk is gefuseerd. Inkoopbeleid Meavita Meavita maakt gebruik van een inkoopcentrum, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen tactische- en operationele inkoop. Kritieke succesfactoren inkooppakket: - Meavita artikelsysteem (transparantie) Kritieke succesfactoren inkooporganisatie: - centrale inkoopafdeling (professionaliteit) Meavita selecteert haar aanbieders op basis van offertes die conform haar typeringen dienen te worden aangeboden: Inleiding - bedrijfsprofiel Programma van wensen en eisen - tijdsplanning Eisen aan offerte en het offertetraject - regels en bepalingen Beoordeling per onderdeel Inleiding - bekijk of het bedrijfsprofiel compatible is met de eigen organisatie Programma van wensen en eisen - wensen: functionaliteiten/specificaties die positief beoordeeld worden Eisen aan de offerte en offertetraject - Let op: ‘Battle of the Forms’ principe Met battle of the forms beschreef Oomens het contracten-traject van aanvraag tot betaling. De Webshop van Meavita levert digitaal bestelgemak op” (USP=gekoppeld aan financieel systeem; autorisatie, verplichtingenadministratie, digitale factuur matching) - alle reguliere artikelen in 1 systeem Tot slot gaf Oomens enkele tips aangaande Do’s en Dont’s bij het maken van een offerte: Do - wees kritisch Don’t - standaard ‘knip en plak’ verhaal versturen (onpersoonlijk) Gemeente Dordrecht Namens de Gemeente Dordrecht sprak Bureauhoofd Inkoop en Aanbesteding Bert Zwiep over het beleid. Het beschreef de taken van de Gemeente; het bijhouden van de burgerlijke stand, het beheren van plantsoenen en straten, zorg voor voldoende woningen, onderwijs, werkgelegenheid, veiligheid en tal van voorzieningen. Bij het uitoefenen van haar taken doet de Gemeente beroep op zo’n 1500 medewerkers en heeft de Inkoop een aandeel op de balans van zo’n 112 miljoen euro. Zij geeft haar geld uit aan diverse zaken: - werken: bv. wegen, gebouwen, parken, bomen etc. De Gemeente ontvangt gemiddeld 34000 facturen per jaar, afkomstig van ongeveer 5600 leveranciers. Zwiep geeft aan dat er dus voldoende mogelijkheden zijn voor (startende) ondernemers om zaken te doen met de Gemeente. Het bureau Inkoop en Aanbestedingen is een strak gecontroleerd bureau, het is een belangrijk onderdeel van de Gemeente, omdat publieke gelden goed besteed dienen te worden. Indien hierbij optimale marktwerking kan worden gecreëerd, dan heeft dit een pre. Prijs/kwaliteit moet goed in verhouding zijn, hetgeen met openheid en transparantie moeten worden kunnen aangetoond. Er moet niet-discriminerend worden aangeboden, belangenverstrengeling dient te worden voorkomen en Europese aanbesteding wordt gedaan, omdat dit verplicht is. De regelgeving waar Zwiep zich aan moet houden: - Europese richtlijnen BAO In het Inkoopbeleid dient men op verschillende wijzen te handelen, wanneer de bestedingen op bepaald niveau komen: - onderhands gunnen, één op één < € 35.000 Het is de Gemeente niet toegestaan om af te wijken van het beleid, tenzij: - wanneer de te verwachten voordelen van een andere aanbestedingsprocedure aantoonbaar groter zijn dan openbaar aanbesteden en in gevallen van dwingende spoed als gevolg van omstandigheden die niet voorzienbaar, dan wel aan de aanbesteder niet verwijtbaar zijn. - Voorstellen tot afwijking moeten altijd zijn voorzien van een juridisch advies en ter beslissing worden voorgelegd aan de directeur van de dienst/sector die de aanbesteding uitvoert. - Afwijken van Europees aanbesteden is niet mogelijk. Het inkoopbeleid van de Gemeente Dordrecht stimuleert Dordtse bedrijven op diverse manieren: - bij één op één aanbestedingen worden veeleal Dordtse bedrijven gevraagd. Selectie verloopt bij de Gemeente aan de hand van referenties, economisch en financiële criteria en bekwaamheid. Gunning geschiedt op basis van de laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijvingen (naast prijs wordt ook kwaliteit beoordeeld). Tot slot benadrukt Bert Zwiep nogmaals dat een Gemeente bij het inkopen aan strikte regels gebonden is. De leverancier zal zelf actie moeten ondernemen richting de verschillende factoren. Gemeente Dordrecht werkt actief met regionale leveranciers, de aanwezigen moeten zich dan ook vrij voelen de verschillende sectoren te benaderen. |